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文書管理システム

[文書管理システムイメージ図]

課題となっていた書類管理

関税法では、過去3年間の申告関連書類の保管が義務付けられています。

当社では、1案件あたり約10枚〜20枚の関連書類(インボイスやB/Lなど)が発生します。また、関西においてもトップクラスの取扱件数がありますので、その文書量は膨大な数に上ります。

同システムの導入以前は、申告関連書類を事務所内の書庫で保管しきれず、倉庫に設けた保管スペースなども利用していました。

そのため、お客様や税関からの問い合わせがあると、書庫や倉庫内の保管スペースより当該文書を探すことになり、取り出すまでに時間がかかっていました。

文書の電子化で、検索の高速化を実現

当社では2000年9月より、文書をデジタル化して、個々の社員のパソコンで共有するシステムへと移行しました。

このシステムにより、お客様や税関からの問い合わせにスピーディーに対応でき、サービスの向上につながりました。

また、それまで月間11万枚使用していたコピー用紙が8万枚にまで減少し、文書の保管スペースも半分に縮小されるなど、大幅なコストダウンにも成功いたしました。

高度情報システムの構築

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